Informace o zpracování osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679

Město Bystřice pod Hostýnem (dále jen Město) a jeho orgány zpracovávají osobní údaje občanů, klientů, návštěvníků, účastníků řízení, obchodních partnerů a dalších fyzických osob, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti. Tato stránka slouží k zajištění komplexní informovanosti o způsobu zpracování osobních údajů dle čl. 13 a čl. 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

Kontaktní údaje správce:

Město Bystřice pod Hostýnem
Masarykovo náměstí 137
768 61 Bystřice pod Hostýnem
Telefon: +420 573 501 9­01
E-mail: posta@mubph.cz

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:

Bc. Libor ZAPLETAL

• Masarykovo náměstí 137, 768 61 Bystřice pod Hostýnem
• Telefon: +420 573 501 9­33
• E-mail: poverenec@mubph.cz

Kategorie osobních údajů:

• Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti, adresa trvalého pobytu, případně bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, státní občanství, sídlo podnikání, IČ, DIČ, rodné číslo, jsou-li tyto údaje požadovány právními předpisy nebo pro plnění povinností správce, či smlouvy.

• Elektronické kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky.

• Osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, identifikace pozemku a nemovitosti.

• Další osobní údaje: údaje poskytnuté subjektem údajů ve smlouvě/dodatku ke smlouvě či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací.

• Biometrické údaje: které souvisí s pořízením fotografie obličeje subjektu a otiskem prstu pro potřeby ověřování autenticity pasů a také pro ověřování identity držitele pasu.

• Zdigitalizovaný vlastnoruční podpis: opatření digitalizovaného vlastnoručního podpisu subjektu pro potřeby podepsání žádosti o občanský průkaz, cestovní doklad nebo řidičský průkaz.

1. Účely zpracování a právní základ pro zpracování

Město může zpracovávat osobní údaje subjektů údajů na základě právních titulů:

Souhlas se zpracováním osobních údajů (dle článku 6 odst. 1 písm. a GDPR)

Subjekt osobních údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Tento způsob je využíván jen ve výjimečných případech a pro zkvalitnění služeb, pokud nelze použít jiné zákonné způsoby. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, svobodné, nepodmíněné a odvolatelné.

Plnění či uzavření smlouvy ( dle článku 6 odst. 1 písm. b GDPR)

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je poskytovatel údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto poskytovatele.

Plnění právní povinnosti (dle článku 6 odst. 1 písm. c GDPR)

Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Patří sem především povinnost zpracovávání osobních údajů vyplývající ze souladu činností správce s legislativou a ze zaměstnaneckého poměru.

Životně důležitý zájem (dle článku 6 odst. 1 písm. d GDPR)

Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů poskytovatele osobních údajů nebo jiné fyzické osoby z důvodu např. autonehody, požáru, přírodní katastrofy.

Veřejný zájem nebo výkon veřejné moci (dle článku 6 odst. 1 písm. e GDPR)

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Životní situace občana, správní řízení, agendy spadající pod orgán veřejné moci.

Oprávněný zájem (dle článku 6 odst. 1 písm. f GDPR)

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů úřadu. Tento zákonný způsob nevyužíváme pro výkon veřejné moci. Používány jsou pouze pro vnitřní bezpečnost chodu úřadu, kvalitu a efektivitu naší práce. Mezi naše oprávněné zájmy patří bezpečnost objektů, kamerové systémy, zvyšování kvality a efektivity práce.

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 zpřístupňuje Město informace o účelu zpracování, právním důvodu zpracování, kategoriích osobních údajů, kategoriích příjemců, kategoriích subjektu údajů a době uschování osobních údajů zpracovávaných jednotlivými odbory Městského úřadu Bystřice pod Hostýnem, organizačními složkami města a Městskou policií Bystřice pod Hostýnem.

V podrobnostech viz. „Informace o zpracování osobních údajů“.

2. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů

K osobním údajům má přístup správce, případně též třetí osoby (zpracovatelé), kteří poskytují vhodné záruky a jejichž zpracování splňuje požadavky dle platných právních předpisů, a kteří zajišťují náležitou ochranu práv subjektů údajů.
Osobní údaje nejsou předávány jiným osobám, pokud povinnost jejich předání orgánům, úřadům či institucím, není městu uložena zvláštním právním předpisem anebo k tomu nebyl udělen souhlas subjektem údajů.
Při zpracování osobních údajů u města nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do práv či oprávněných zájmů subjektu údajů.

3. Předávání osobních údajů do zahraničí

Do zahraničí nejsou systematicky předávány žádné osobní údaje s výjimkou případů, kdy tak stanoví zákon, např. v rámci správy matričních agend.

Doba uložení osobních údajů:

• Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování.
• Veškeré dokumenty, které byly městu doručeny nebo byly vytvořeny v souvislosti s jeho působností, jsou zpracovávány v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí tímto zákonem a vnitřním předpisem – Spisový a skartační plán MěÚ Bystřice pod Hostýnem.

Pozn.: dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální.

4. Zabezpečení osobních údajů

Město, jako správce a zpracovatel osobních údajů, má odpovědnost za jakékoliv zpracování osobních údajů a na základě posouzení pravděpodobných a závažných rizik daného zpracování zavedlo vhodná a účinná technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Jedná se objektovou bezpečnost, řádně zabezpečený informační systém, pravidelné aktualizace aplikačního i bezpečnostního software, pravidelné zálohování na zabezpečená media a příslušná opatření pro případ mimořádné situace.

5. Práva subjektu údajů

Nařízení EU č. 2016/679 (GDPR) přiznává fyzickým osobám, subjektům osobních údajů, následující práva v oblasti ochrany osobních údajů:

Právo na informace

Subjekt údajů má právo na to být informován o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí právo na určité informace o zpracování jeho osobních údajů, tak aby byla především naplněna zásada transparentnosti zpracování. Jde zejména o informace o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů. V tomto případě jde o pasivní právo, jelikož aktivitu musí vůči subjektu údajů vyvinout správce, aby požadované informace stanovené v obecném nařízení subjektu údajů poskytl, resp. zpřístupnil.

Právo na přístup k osobním údajům

Přístupem k osobním údajům se rozumí oprávnění subjektu údajů na základě jeho aktivní žádosti získat od správce informaci (potvrzení), zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány a pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje získat a zároveň má právo získat následující informace:

• účely zpracování,
• kategorie dotčených osobních údajů,
• příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
• plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy,
• existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku,
• právo podat stížnost u dozorového úřadu,
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
• skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Právo na opravu a doplnění

Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají. Neznamená to povinnost správce aktivně vyhledávat nepřesné údaje (avšak nic mu v tom ani nebrání), ani to neznamená povinnost správce např. každoročně požadovat po subjektu údajů aktualizaci jeho údajů. Pokud se subjekt údajů domnívá, že správce zpracovává jeho nepřesné údaje, upozorní jej na to. Je povinností správce, pokud mu subjekt údajů oznámí, že požaduje opravu jeho osobních údajů, zabývat se jeho žádostí.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Právo na výmaz (být zapomenut) představuje v obecném nařízení jinými slovy vyjádřenou povinnost správce zlikvidovat osobní údaje, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:

• Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.
• Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování.
• Subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování.
• Osobní údaje byly zpracovány protiprávně.
• Osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.
• Osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle článku 8 odst. 1 obecného nařízení.

Právo na výmaz se tedy uplatní jen ve vyčtených bodech, tj. když nastane daná okolnost.

Právo na výmaz není absolutní právo, které by subjektu údajů dávalo možnost žádat kdykoli a za jakékoli situace o vymazání osobních údajů. Nelze např. v rámci práva být zapomenut žádat likvidaci všech osobních údajů např. při ukončení zaměstnání či poskytování finančních služeb, jelikož na správce se vztahují povinnosti o dalším uchování některých osobních údajů.

Právo na omezení zpracování

Právo na omezení zpracování dává subjektu údajů možnost požádat správce, aby omezil zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:

• Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit.
• Zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití; c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
• Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Právo na přenositelnost údajů

Právo na přenositelnost je zcela nové právo subjektu údajů, jehož podstatou je možnost za určitých podmínek získat osobní údaje, které se ho týkají a jež správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správce, je-li to technicky proveditelné.

Právo na přenositelnost údajů se netýká zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

Právo vznést námitku

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:

• Zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen.
• Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.

Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo podat stížnost

Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno toto nařízení.

6. Uplatnění práv subjektu údajů

Způsob uplatnění práv subjektu údajů:

• Poštou nebo osobně na podatelny Městského úřadu v Bystřici pod Hostýnem, Masarykovo náměstí 137, 768 61 Bystřice p. Hostýnem.
• V elektronické podobě podepsanou zaručeným elektronickým podpisem na elektronickou podatelnu: posta@mubph.cz.
• Prostřednictvím veřejné datové sítě podepsanou zaručeným elektronickým podpisem do datové schránky: vqqbu36.
• Osobně s platným průkazem totožnosti u Pověřence pro ochranu osobních údajů.

Lhůta pro vyřízení žádosti
Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 obecného nařízení, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Je žádost zpoplatněná?
Zásadně platí, že informace podle článků 13 a 14 a veškerá sdělení a úkony podle článků 15 až 22 a 34 obecného nařízení se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď uložit přiměřený poplatek, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá správce.

Formuláře